Em nossos muitos anos de atuação especializada ajudando companhias de todos os portes com seus planos de Remuneração Variável de Incentivos de Longo Prazo, uma questão é recorrente: as empresas sempre tentam fazer a gestão do plano de ILP por planilhas internas. 

Porém, há outra questão que também podemos dizer que é frequente: a maior parte das empresas que adotam essa prática vive problemas de gestão de seus planos, e vários deles têm direta relação com as planilhas.

A gestão de plano de ILP por planilhas ainda é comum

A utilização de planilhas, e ferramentas como Excel ou Google Sheets, pode parecer pertinente para muitos profissionais. Afinal, quase todo mundo que atua nas áreas relacionadas com a gestão de planos de Stock Options, Ações Restritas, Phantom Shares, entre outros, possui experiência no uso de planilhas e se sente à vontade com a interface.

Além de estarem acostumados com o uso dessa solução para diversas questões de seu dia-a-dia, as equipes também já possuem várias planilhas que guardam informações pertinentes para os planos de ILP. 

Por exemplo, o RH normalmente tem a lista de colaboradores e colaboradoras neste formato, o setor Contábil possui valores de salários e controle de benefícios em planilhas, a área de RI usa planilhas para conhecer o grupo de investidores, etc. Ou seja, se já são utilizadas planilhas para várias informações, por que não usar para o ILP também?

Mas a verdade é que, pela sua grande flexibilidade e também pela dificuldade de segregar acesso à informações, as planilhas geram muitos riscos para os administradores do plano, e apresentam muitas limitações para os beneficiários. O uso de sistemas e soluções especializadas não apenas resolve todos os principais problemas relacionados à gestão por planilhas, como gera benefícios extras.

Problema 1: Escalabilidade das planilhas

A primeira questão tem relação direta com a quantidade de programas e de beneficiários do seu plano de ILP. Uma planilha tem boa pertinência para gerir um plano simples, sem condições especiais, e que cuide de poucos beneficiários. 

Por outro lado, há algumas situações que trazem riscos para a gestão por planilhas. Alguns exemplos são quando a empresa:

• (I)  amplia o número de executivos cobertos pelo plano
• (ii) cria diferentes tipos de planos, ou diversos programas em diferentes outorgas, respeitando diferentes prazos de carência
• (iii)  adota alguma das principais novidades e tendências internacionais de ILP, como condições de matching ou performance.

Nesses cenários, a planilha começa a ficar complexa demais para ser gerenciada e sujeita a erros.

Controlar o calendário de vesting, correlacionar os ganhos de cada pessoa em mais de uma outorga ou em mais de um programa, e coordenar os benefícios de muitas pessoas de áreas distintas, se torna uma tarefa que consome muito tempo e cria muita confusão.

Já através de um software especializado, nenhum destes problemas ocorre: o sistema controla, de forma automática, calendário, ganhos, beneficiários, e todos os dados relacionados com o tema.

Problema 2: Controle de versionamento das planilhas

Outro ponto muito importante diz respeito ao costume das pessoas de baixar ou compartilhar planilhas, perdendo o controle da versão oficial e correndo muitos riscos de bagunça e dúvidas. 

Um bom plano de incentivos de longo prazo deve ser de fácil controle pelos administradores, simples entendimento pelos beneficiários, e bom alinhamento entre resultados e estratégia da empresa. Se houver mais de uma planilha rodando pela empresa, ou mudanças nas fórmulas ou regras na planilha oficial que ainda não foram apresentados para os stakeholders, há muitas chances do plano de ILP não alcançar seus objetivos e perder o sentido.

Um problema comum que vemos é quando a área de remuneração e a controladoria possuem suas próprias planilhas de controle: a primeira controlando prazos e quantidades, e a segunda controlando valores a serem reconhecidos contabilmente. Nesse caso, à medida que o tempo passa, é muito comum que o saldo que está sendo contabilizado deixe de considerar números compatíveis com os saldos geridos na planilha de remuneração. Isso porque há movimentações (saídas de participantes, exercício etc.) que precisam ser atualizados na planilha de contabilização. Sem um link “direto”, esta etapa se torna muito manual e gera bastante erro.

Adotar um sistema de gestão resolve tudo isso, já que centraliza as informações sobre o plano e sobre os ganhos em um único local que pode ser acessado em tempo real por administradores e beneficiários.

Problema 3: Complexidade e manutenção de planilhas

Todo mundo que já precisou utilizar planilhas complexas, cheias de fórmulas e conexões entre células, sabe o sofrimento que é entender o que está ali apresentado. Em várias ocasiões em que a Pris foi contratada para auxiliar uma empresa com seu plano, percebemos que havia uma nova equipe de pessoas na administração do ILP, e a transição entre equipes não permitiu a compreensão clara das regras aplicadas na planilha. A solução que as pessoas novas tiveram de adotar foi criar uma nova planilha “do zero”.

Contratar um software junto a uma empresa especializada resolve isso, já que as regras do plano estão todas embarcadas no sistema. Desta forma, o administrador não precisa se preocupar em entender as fórmulas, só em dominar o uso da ferramenta contratada, contando, claro, com o apoio técnico de um time de especialistas.

Problema 4: Erro humano

Este é um problema que muitas vezes não recebe atenção, mas é mais frequente do que as pessoas imaginam. Tudo que é feito manualmente está sob risco de erros. Por exemplo, digitar dados e informações em uma planilha, controlar complexas fórmulas, coordenar conexões entre múltiplas planilhas para alimentar a gestão do ILP, tudo isso é feito por pessoas que podem cometer erros.

Sem um sistema central fica quase impossível perceber o problema, e o erro vai ser visualizado só pelo beneficiário, quando receber um valor indevido, causando grande estresse para funcionário e empresa, além de perda de confiança.

Um sistema reduz os riscos, e ainda permite a rápida percepção de qualquer questão fora do comum e sua solução ágil.

Problema 5: Limitação da visualização pelo beneficiário

O último ponto é muito importante: não importa se seu plano de remuneração variável é excelente, se adota as mais modernas e interessantes soluções, se alinha bem os interesses da companhia e as expectativas da equipe, se o funcionário não consegue enxergar isso.

Todo beneficiário ou beneficiária precisa entender as regras de seu plano, visualizar as expectativas de ganho e confiar no cálculo final de seu benefício. Isso é quase impossível através de uma planilha. 
Já um software garante todos esses pontos, simplificando a interação dos funcionários com o plano e garantindo o alinhamento.

Conheça o software Pris

Se sua empresa ainda utiliza planilhas para a gestão de seu plano de Incentivos de Longo Prazo, não perca tempo e conheça o nosso software, nosso software que aumenta a produtividade dos gestores, a visibilidade das outorgas e o compliance das informações e procedimentos gerenciais. A equipe de especialistas da Pris está à disposição.