Fazer a gestão de ILP por planilha pode ser a primeira opção de empresas que resolvem adotar o incentivo. No entanto, decidir administrar esta remuneração dessa forma pode causar dores de cabeça para a empresa no futuro.

Neste artigo, você poderá entender quais são os motivos pelos quais você deve evitar a gestão de ILP por planilha. E verá como um software se apresenta como uma solução viável e eficaz para administrar o seu plano. Boa leitura!

Por que evitar a gestão de ILP por planilha?

Muitas empresas ainda fazem a gestão de ILP por planilha por acreditarem que esta é a maneira mais simples e prática de administrar o incentivo. 

No entanto, com o passar do tempo, a tendência é que as informações do plano fiquem mais complexas. Por consequência, pode culminar em erros e imprecisões caso os dados estejam sendo alimentados por meio de planilhas.

A seguir, você verá uma série de fatores e entenderá por que é aconselhável evitar a gestão de ILP por planilha.

Possibilidade de erros no ILP por planilha

Digitar dados e informações em uma planilha, controlar complexas fórmulas, coordenar conexões entre múltiplas planilhas para alimentar a gestão do Incentivo de Longo Prazo —  todas essas ações são feitas por pessoas que podem cometer erros.

Sem um sistema central é praticamente impossível que a gestão perceba o problema. Sendo assim, o erro será visualizado só pelo beneficiário, quando receber um valor indevido ou se deparar com algum outro equívoco.

Essa situação pode causar estresse para a pessoa beneficiária e a empresa, além de ocasionar uma perda de confiança.

Um sistema reduz os riscos, e ainda permite a rápida percepção de qualquer questão fora do comum e sua solução ágil.

Imprecisão de informações da gestão de ILP por planilha

Além de poder acontecer em decorrência dos erros, como dito anteriormente, a imprecisão de informações das planilhas pode ocorrer em função do compartilhamento destes documentos.

As planilhas podem ser baixadas em diferentes computadores, alteradas e podem, ainda, acabar se perdendo. Além de correr o risco de serem editadas por quem não faz parte da equipe competente para tal.

Por vezes, os setores acabam por criar diferentes versões da planilha de gestão de ILP, cada uma focada em um contexto e sem centralização.  A consequência é que há muitas chances do plano de Incentivo de Longo Prazo não alcançar seus objetivos e perder o sentido.

Mais uma vez, a automatização deste processo resolve esta questão, visto que a solução centraliza as informações sobre o plano e sobre os ganhos em um único local que pode ser acessado em tempo real por administradores e beneficiários.

Risco de auditorias 

Por conta dos erros e das imprecisões das informações, a empresa pode passar por uma auditoria externa, que terá como objetivo investigar se os dados declarados sobre o plano de Incentivo de Longo Prazo estão corretos.

Portanto, caso haja realmente erros de qualquer natureza, nesta situação, a empresa pode sofrer sanções se a auditoria for empregada por um órgão fiscalizador.

Como um software se destaca como ferramenta de gestão de ILP?

Para solucionar os gargalos que a gestão de ILP por planilha causa, a adoção de um software, como o Pris, para a administração do plano é uma iniciativa eficaz.

A seguir, você verá pontos que a automação da gestão oferece e que não são possíveis de se obter com a gestão por planilha.

Transparência no processo de gestão

Deixar as informações sobre o plano de Incentivo de Longo Prazo à disposição de todos os envolvidos de forma  clara e acessível é uma das premissas para se considerar que há uma boa gestão do incentivo. 

Isso é possível com um software,  já que os dados referentes ao plano ficam bem organizados e disponíveis para consulta sempre que necessário, o que causa um impacto positivo na percepção de transparência do ILP por pessoas beneficiárias e também por acionistas da companhia.

Personalização de funções

Um software de gestão de ILP pode lidar com programas de incentivo de qualquer tamanho e complexidade, desde pequenas startups até grandes empresas multinacionais de capital aberto.  Desse modo é funcional em qualquer escala de empresa.

Alguns softwares, como o da Pris, são personalizáveis, ou seja, podem ganhar funções exclusivas de acordo com a necessidade do negócio para facilitar ainda mais a gestão do incentivo.

Facilidade para gestão de planos complexos

Este é um dos pontos que mais se destaca quando comparamos a gestão de ILP por planilha e por um software como o Pris. 

A administração do plano pode começar simples, com poucas pessoas beneficiárias e poucos dados, mas, ao passar do tempo, informações mais complexas e detalhadas podem ser acrescidas ao plano, como:

• novos participantes no plano;
• adoção de diferentes tipos de planos, ou diversos programas em diferentes outorgas, respeitando múltiplos prazos de vesting;
• incorporação de algumas das principais novidades e tendências internacionais em termos de Incentivo de Longo Prazo, como condições de matching.

Portanto, a gestão de ILP por planilha torna-se inviável e, até mesmo, insegura. Um software, por sua vez, consegue conciliar todas estas informações e até outras sem complicações e com segurança.

Maior segurança de dados

Ter todas as informações sobre o plano de ILP adotado armazenadas com segurança e com fácil acesso é imprescindível para uma boa gestão. Isso porque, a empresa lida com dados financeiros e pessoais de seus colaboradores e colaboradoras.

Por isso, automatizar a gestão é uma opção interessante, visto que, ao utilizar um software como o Pris, a empresa garante a segurança dos dados, de acordo com as exigências da LGPD, e da própria organização.

Saiba mais sobre o assunto!

Durante a leitura deste artigo, você pode entender, com detalhes, por quais motivos a gestão de ILP por planilha não é indicada. Além de implicações com a transparência do processo de administração do plano, a alimentação dos dados por planilha pode gerar erros e imprecisões, que podem culminar em sanções caso ocorram auditorias externas.

Além disso, você viu como um software de gestão pode otimizar seu Incentivo de Longo Prazo e conheceu as vantagens que a automação tem sobre a alimentação por planilhas.

A Pris oferece seu próprio software de gestão de ILP, que conta com as funções que citamos durante o artigo, entre outras. Entre em contato conosco para saber mais sobre a nossa solução!