Nós já vimos a dificuldade que as empresas possuem em todo processo de gestão dos Planos de ILP, já que essa é uma atividade que combina conhecimento de diversas áreas do conhecimento. Por conta disso, é recorrente que o processo de gestão e contabilização dos Incentivos de Longo Prazo seja feito por várias áreas, como Gestão de Pessoas, Financeiro, Contabilidade, Jurídico, Relação com Investidores, entre outras.

Geralmente nós vemos 5 desafios comuns às empresas:

1. Comunicação com os beneficiários;
2. Controle e sigilo das informações dos contratos;
3. Gestão processual de contratos e documentos;
4. Contabilização dos Planos;
5. Divulgação de informações ao mercado.

Dentro desse contexto, as principais atividades desenvolvidas pela equipe responsável pelo ILP são:

1. Elaboração de novos contratos de Incentivos de Longo Prazo;
2. Acompanhamento dos prazos de carência e expiração dos lotes dos contratos;
3. Atualização da situação dos ILPs outorgados;
4. Atendimento a beneficiários (divulgação das informações sobre o Plano de ILP);
5. Formalização / efetivação do resgate do ILP (via Folha de Pagamento ou através da transferência das ações);
6. Cálculo do valor justo (fair value) de opções (stock Options) para fins de contabilização;
7. Apropriação dos valores a serem contabilizados dos planos de ILP ao longo do período de vesting;
8. Preenchimento de documentos para CVM (ITR, DFP e Formulário de Referência).

Na pesquisa, nós levantamos as áreas que comumente participam dessas atividades gerenciais. De forma geral, vemos que a área de Gestão de Pessoas tem forte participação na gestão dos planos, mesmo em atividades que, a priori, não estão relacionadas à sua área de conhecimento (por exemplo, cálculo do valor justo das outorgas).
Há também casos em que a área de Gestão de Pessoas não é a responsável pela gestão do Plano de ILP. Nesses casos, o principal canal do ILP passa a ser Jurídico, o Financeiro ou a área de Relação com Investidores.

A abordagem predominante de gestão ainda é por meio de Planilhas Excel: 56% dos respondentes ainda seguem essa forma. No entanto, é cada vez mais comum a contratação de softwares especializados (como o software Pris) ou mesmo a terceirização da gestão do Plano de ILP. A figura abaixo apresenta um panorama das formas de gestão:

 Elaboração de novos Contratos de ILP

Segundo as empresas que deixaram de fazer a gestão por meio de planilhas eletrônicas, as principais causas de alterar a abordagem é a alta carga de trabalho manual na gestão, a dificuldade de compartilhar informações com os beneficiários e outras áreas envolvidas na gestão, e a grande chance de erros preenchimento das planilhas.

Independente da ferramenta utilizada, diversas áreas funcionais das empresas são sempre envolvidas no processo de gestão de ILP. Inclusive, é comum que mais de uma área seja acionada simultaneamente na execução de uma atividade.

A Elaboração dos contratos das outorgas dos beneficiários, por exemplo, é normalmente feita a quatro mãos entre a área de gestão de pessoas e o jurídico. Em companhias em que o principal gestor do ILP não é a área de gestão de pessoas, outras áreas são envolvidas.

Convite dos beneficiários para a participação nas outorgas de ILP
(incluindo convite para o matching)

Já o convite dos participantes para a participação no ILP costuma ser feita pela área de Gestão de Pessoas, em alguns casos com o apoio de outras áreas. Além da explicação das regras aos beneficiários, esse processo acaba sendo um pouco mais complexo nas situações em que existe a lógica de matching (contrapartida). Nesses casos, é necessário convidar cada participante, verificar o interesse em realizar o investimento para participar do Plano de Incentivo de Longo Prazo, e em caso positivo, operacionalizar o processo de investimento para a entrada no Plano.

Como é feito o convite para a participação no ILP

Nesse aspecto é interessante mencionar como as empresas têm feito o convite para que seus beneficiários participem do Plano de ILP. As mais variadas abordagens têm sido utilizadas, desde o agendamento de um jantar, até a utilização de ferramentas eletrônicas. Ainda assim, o convite em papel continua sendo o mais comum entre as empresas.

O tópico de Gestão de ILP foi dividido em duas partes. Daremos seguimento neste assunto no próximo post.

Este artigo é uma continuação do artigo: Pesquisa ILP 2016 - Gestão de Incentivos de Longo Prazo no Brasil.

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