A nova edição da pesquisa sobre Gestão de Incentivos de Longo Prazo no Brasil foi lançada, e na presente seção falaremos sobre Gestão de ILP. Já publicamos as partes 1, 2, 3, 4 e 5 da pesquisa, que você pode conferir. Os interessados em adquirir a pesquisa completa, que permite a visualização dos gráficos e análises completas, podem fazê-lo em nosso site.

Gestão de ILP

E após a outorga? As empresas precisam gerenciar tudo que tange os planos de ILP. Documentação, transferência de ações, pagamentos, cancelamentos, atualização de informações para a contabilização, entre diversos outros.

Por ser um processo que exige diferente expertises, normalmente a gestão de ILP envolve diversas áreas funcionais, como Remuneração, Gestão de Pessoas, Financeiro, Contabilidade, Jurídico, Relação com Investidores, entre outras.

Geralmente, nós vemos 5 desafios comuns às empresas:

1. Comunicação com os beneficiários
2. Gestão processual de contratos e documentos
3. Controle e sigilo das informações dos contratos
4. Contabilização dos Planos
5. Divulgação de informações ao mercado

Dentro desse contexto, mapeamos as principais atividades desenvolvidas pelas equipes que participam da gestão de ILP:

• Elaboração de novos contratos de Incentivos de Longo Prazo;
• Acompanhamento dos prazos de carência e expiração dos lotes dos contratos;
• Atualização da situação dos Planos outorgados;
• Comunicação das informações sobre o Plano de ILP, incluindo atendimento aos beneficiários;
• Contabilização dos Planos de ILP, incluindo precificação de ativos e apropriação no resultado e balanço;
• Preenchimento de documentos para CVM (ITR, DFP e Formulário de Referência).

Como nas pesquisas passadas, levantamos as áreas que participam do processo de gestão de ILP. De forma geral, vemos que a área de Gestão de Pessoas (ou Remuneração) tem forte participação na gestão dos planos, mesmo em atividades que, a priori, não estão relacionadas à sua área de conhecimento (por exemplo, cálculo do valor justo das outorgas).

Por outro lado, há empresas em que o principal responsável pela gestão do ILP é a área Financeira ou a área de Relação com Investidores.

A Elaboração dos contratos das outorgas dos beneficiários, por exemplo, é normalmente feita “a muitas mãos”, conjuntamente entre a área de Gestão de Pessoas e o Jurídico. Em companhias em que principal gestor do ILP não é a área de gestão de pessoas, outras áreas são envolvidas.

Já o convite dos participantes para a participação no ILP costuma ser feito pela área de Gestão de Pessoas/ RH/Remuneração (em 62,50% dos casos), em alguns casos com o apoio de outras áreas. Além da explicação das regras aos beneficiários, esse processo acaba sendo um pouco mais complexo nas situações em que existe a lógica de matching. Nesses casos, é necessário convidar cada participante, verificar o interesse em realizar o investimento para participar do Plano de Incentivo de Longo Prazo, e em caso positivo, operacionalizar o processo de investimento para a entrada no Plano.

Nesse aspecto é interessante mencionar como as empresas têm feito o convite para que seus beneficiários participem do Plano de ILP. As mais variadas abordagens têm sido utilizadas, desde o agendamento de reuniões, até a utilização de ferramentas eletrônicas.

Como grande parte dos respondentes utiliza o Options Report, que possibilita o envio do convite aos beneficiários pelo sistema, temos um alto percentual de ferramenta eletrônica, com 46%. Porém, ainda temos o convite feito em papel em mais da metade dos respondentes (54%). Analisando as porcentagens, fica claro que algumas empresas utilizam mais de uma abordagem para realizar o convite.

De forma similar, o acompanhamento dos prazos de carência dos Planos de ILP costuma ser responsabilidade da área de Gestão de Pessoas/RH/Remuneração (isso ocorre em cerca de 47% das empresas). Outras áreas acabam acompanhando também os prazos para atender suas atividades, como a Contabilidade (28,13%) e Financeiro (15,63%).

O cálculo do fair value (valor justo) das opções outorgadas é uma das atividades mais complexas da gestão de ILP, e é necessária em planos de Stock Options e Phantom Options, além de alguns planos de Performance Shares. Esta atividade, pela sua especificidade técnica, é feita normalmente com o apoio das áreas de Contabilidade e Finanças das empresas, além da gestão de pessoas. É possível também que sejam contratadas consultorias especializadas, especialmente quando o objetivo da Companhia é calcular o valor justo de modo a reduzir sua despesa com as Stock Options. É importante que esse cálculo siga sempre as definições da norma CPC 10 vigente no Brasil (IFRS 2, seguindo os padrões internacionais).

Uma vez calculado o valor justo, o trabalho de contabilização de ILP passa a ser, geralmente, uma atividade da área de Contabilidade.

O preenchimento dos documentos da CVM, em especial a seção 13 do Formulário de Referência da CVM é, para muitas empresas, uma atividade extremamente trabalhosa. De forma geral, é um trabalho feito em conjunto envolvendo Gestão de Pessoas e Relação com Investidores. Ainda assim, há a participação de outras áreas, como Jurídico, Contabilidade, Relações com Investidores e Financeiro. Também temos um número significativo de Consultoria Especializada (9,38%), confirmando a complexidade da tarefa. Informações sobre o preenchimento do item referente a Incentivos de Longo Prazo no formulário de Referência podem ser obtidas no site da CVM.

Próximo texto

No próximo post trataremos dos Desafios de gestão de ILP. Lembramos que o texto apresentado acima é um excerto da versão gratuita e resumida da pesquisa. Para adquirir o material completo basta clicar no link.