No capítulo anterior nós falamos sobre Quando devemos comunicar sobre os planos de ILP aos beneficiários. Agora, vamos pensar sobre:

Como Comunicar sobre os planos de Incentivos de Longo Prazo aos beneficiários?

No planejamento da comunicação do Plano de ILP é fundamental entender que normalmente seu público alvo é complexo, heterogêneo e que não necessariamente está disposto ou possui tempo para refletir sobre cada mensagem enviada. Assim, a escolha da linguagem e veículos de comunicação dos Incentivos de Longo Prazo também é um passo importante.

Em relação à linguagem, o primeiro passo é conhecer seu público alvo e reconhecer que, exceto pelos especialistas em finanças, normalmente os beneficiários têm pouca intimidade com termos como strike price, vesting, call ou preço de exercício.

Ou seja, o desafio é criar um conteúdo simples, que viabilize a compreensão das regras ou situação das outorgas e que evite o uso excessivo de termos e palavras muito específicas. Quando realmente é necessário utilizar termos técnicos de uso incomum para a maioria das pessoas, uma boa prática é incluir um glossário com explicações didáticas.

Podemos listar algumas boas práticas, muitas vezes complementares, sobre formas de comunicação:

A) Criação de cartilhas: uma estratégia muito comum é a criação de uma cartilha a ser enviada a todos os beneficiários com a descrição das regras do programa. As que têm melhor resultado são aquelas que conseguem utilizar ilustrações para demonstrar o funcionamento da outorga, inclusive simulando possíveis situações de sucesso e insucesso do programa no futuro;

B) Apresentações presenciais: é uma estratégia comum, que acaba ressaltando a importância do ILP, destacar figuras corporativas com maior responsabilidade (diretores ou mesmo o presidente) para apresentar as regras de uma nova outorga para os beneficiários em um fórum. Não deixa de ser um desafio conseguir conciliar a agenda dos beneficiários e apresentador, mas é uma estratégia válida;

C) Disponibilização de vídeos: em uma abordagem complementar (ou substitutiva) à apresentação presencial, pode-se optar por gravar um vídeo com as principais explicações da outorga. Esse vídeo pode ser gravado por uma pessoa de alta responsabilidade, pelo futuro gestor do plano ou mesmo ser criado na forma de uma animação, que apesar de perder a pessoalidade, pode ser mais didática;

D) Criação de FAQ (frequently asked questions): seja em uma cartilha ou em algum endereço na intranet, a empresa pode incluir perguntas frequentes e respectivas respostas, o que agiliza o atendimento a dúvidas mais fundamentais;

E) Treinamento de representantes para explicação do plano: uma forma interessante de se disseminar o conhecimento, e que pode ser útil para outorgas que abrangem muitas pessoas, é treinar alguns representantes que ajudem a transmitir a informação em suas áreas funcionais;

F) Softwares para comunicação de ILP: uma forma de automatizar boa parte do processo de comunicação é fazê-lo através de uma ferramenta que gerencie as outorgas e disponibilize acesso aos beneficiários. Com isso, a atualização do valor em carteira acaba sendo feita em tempo real e acessada pelo próprio beneficiário. Além disso, notificações sobre prazos acabam sendo feitas também de forma automatizada, com o envio de e-mails.

Em resumo, nossa sugestão é buscar uma linguagem que seja a mais próxima possível da experiência dos seus beneficiários e utilizar mais de uma abordagem (ou plataforma) para informar sobre os Incentivos de Longo Prazo. Assim, o beneficiário terá mais opções para lidar com as informações e compreender a mensagem.

Para encerrar nosso ebook teremos as considerações finais sobre o Planejamento de Comunicação aos beneficiários.

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