Em maio, a Pris transmitiu mais um episódio do Papo Pris, um webinar bimestral. Nesta última edição, o tema em debate foi “Conheça as melhores práticas para gestão de ILP”.

Neste artigo, você verá quais são as três melhores dicas para alcançar o êxito na gestão de ILP, e tornar o processo ágil e eficaz. Portanto, para reunir as informações mais precisas, especialistas no assunto contribuíram e, com certeza, este material irá gerar insights para sua empresa. Boa leitura!

Quais são as 3 melhores práticas para gestão de ILP?

O tema central abordado por nossos apresentadores, Leandro Rangel e Júlia Kerr, foi sobre quais são as melhores práticas diante de uma série de fatores delicados que ocorrem na gestão de ILP.

A seguir, você poderá ver uma reunião de apontamentos dos especialistas convidados. Dessa forma, organizamos as melhores práticas em três grandes grupos. Estiveram presentes nesta edição do Papo Pris:

• Vitor Mourão, Gerente Corporativo de Remuneração;
• Danilo Ferraz, Especialista em ILP e Diretor de Experiência do Cliente da Pris.

1. Planeje a comunicação com as pessoas beneficiárias

Ferraz e Mourão destacaram que a comunicação de um plano de ILP é um dos maiores desafios das empresas. Dessa maneira, é preciso pensar, com cautela, em como, o que e quando comunicar o incentivo. É justamente isso que você verá nos parágrafos seguintes. 

O que comunicar

Comunicar as regras e o funcionamento do plano é básico e necessário para a gestão de ILP. Sendo assm, há o alinhamento de expectativas das pessoas beneficiárias e o entendimento de quais são as vantagens de fazer parte deste programa.

Ainda, pode-se comunicar as chances de receber o incentivo, o valor que se pode receber, entre outras informações importantes.

Como comunicar

Segundo os especialistas, é preciso conhecer o público que receberá as informações para planejar a complexidade dos materiais de comunicação. Além disso, a objetividade e a transparência são elementos fundamentais para o sucesso do plano de comunicação.

Quando comunicar

O ideal, segundo os especialistas, é que a comunicação comece no momento em que o ILP é aprovado pelo conselho da companhia.

Eles também ressaltam a necessidade de que essa comunicação seja constante. Já que os programas são de longo prazo e podem perdurar por anos. Portanto, é necessário relembrar conceitos e regras de tempos em tempos.

Outros momentos oportunos para comunicar o ILP aos beneficiários citados por Ferraz são:

• outorga;
• vesting;
• liquidação.

2. Organize a gestão e governança dos documentos e dados

O Diretor de Experiência do Cliente da Pris explica que, em um plano que não varia muito, com foco em C-level e poucas pessoas beneficiárias, é razoavelmente tranquilo fazer o controle do incentivo. Isso porque existem alguns documentos primordiais, como:

• contrato;
• desenho do plano;
• programa (outorga, vesting, entre outros).

O especialista ainda aponta a necessidade de organizar a forma de armazenamento destes documentos. Além de organizados, eles devem ter a disponibilidade facilitada.

Ainda, é preciso pensar na complexidade que o plano pode vir a ter. Isso porque, com a aderência de novos elegíveis, outros programas de Incentivo de Longo Prazo, entre outros fatores, a gestão dos documentos pode ficar mais complexa.

Sistema para gestão de contratos

Mourão destaca a necessidade da padronização em relação aos documentos. "O ideal é ter um sistema de gestão de contrato. Nós, que trabalhamos com remuneração, somos muito apegados a planilhas, já é natural do setor e, por vezes, ficamos muito focados em ter as coisas na nossa planilha, no nosso dia a dia, e acaba dificultando a passagem do conhecimento para outras pessoas".

O Gerente Corporativo de Remuneração completa seu raciocínio. "Um sistema robusto, de gestão, que você consiga gerir vários contratos por esse sistema, que fiquem guardados quando estão assinados, que os e-mails de comunicação sejam enviados por essa plataforma... Isso ajuda demais".

Ademais, o profissional destaca que já trabalhou com ferramentas que oferecem essas funcionalidades de forma separada, mas que o ideal é utilizar um sistema que unifique essas demandas.

3. Gerencie e reduza os riscos

É importante ressaltar que a gestão de ILP envolve alguns riscos, como:

• concentração de informações do plano em apenas um pessoa colaboradora;
• desalinhamento entre acionistas e plano;
• riscos tributários e trabalhistas, entre outros.

A seguir, você entenderá como mitigar alguns destes fatores.

Assunto deve ser tratado ainda no desenho do plano

Para Ferraz, a discussão sobre gerenciamento de riscos começa no desenho do programa. “Geralmente, quando se vai desenhar um plano de ILP, se tem uma visão muito otimista do futuro. Ninguém vai desenhar um ILP ou abrir capital se não tiver uma visão muito otimista de sua própria empresa. Mas a gente também precisa ter um olhar para a realidade".

Portanto, de acordo com o especialista, um programa de gestão de ILP que mitiga riscos é desenhado para se adaptar aos sinais do mercado de capitais.

Conhecimento de fatores externos

É preciso que o plano se adapte e também é necessário que as pessoas beneficiárias entendam que há fatores exógenos que fazem com que o valor da ação flutue em determinados momentos, no caso de empresas de capital aberto. Isso é importante para evitar frustrações quando o valor das ações está desfavorável.

Ainda, é preciso ressaltar que, muitas vezes, na concepção do plano, o objetivo da estratégia é alinhar interesses dos beneficiários aos dos acionistas. 

Logo, a empresa precisa se lembrar, em momentos que as ações estejam em baixa, que o objetivo do plano pode, ainda assim, ter sido cumprido.

Liquidação do plano

Sobre o risco operacional, Ferraz complementa que quando se adota um ILP de ações ou opções, passa-se a ter um fator externo. Ou seja, não necessariamente a própria operação vá liquidar o plano. 

Portanto, a liquidação em ambiente de bolsa ou tesouraria inclui mais um fator complexo ao programa. Sendo assim, é preciso ter atenção a este fator desde o desenho do ILP para tornar esse caminho mais tranquilo e menos burocrático.

Alinhamento entre áreas

Para que a gestão de ILP seja consolidada, é preciso que haja alinhamento entre diversas áreas da companhia. "Contabilidade, Relação com Investidores, ambiente societário, RH, empresas parceiras… muita gente precisa estar junto. Cada um tem sua partezinha, mas todo mundo precisa conhecer todas as partes", comenta Mourão.

Saiba mais sobre o assunto!

Neste artigo, você pôde ver as 3 melhores práticas para a gestão de ILP, apontadas pelos especialistas convidados para a última edição do Papo Pris. Dessa forma, você entendeu a importância de planejar a comunicação do plano para as pessoas beneficiárias, organizar a gestão e governança dos documentos e dados e o gerenciamento e redução dos riscos atrelados ao incentivo.

A Pris é especialista em ILP e pode ajudar sua companhia em todas as etapas de gestão da estratégia. Inclusive, facilitando o processo de comunicar o ILP. Entre em contato conosco para conhecer nossos produtos e serviços. E não se esqueça — este episódio do Papo Pris já está disponível e pode ser visto gratuitamente!