Todos os anos, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), solicita que as empresas de capital aberto que operam na bolsa de valores brasileira, a B3, enviem um Formulário de Referência da CVM sobre o ano anterior que reúne os mais diversos dados e informações.

Uma das sessões de mais interesse é a que trata da remuneração dos conselhos e administradores da companhia. Neste artigo, você verá cinco dicas de como preencher esses dados com segurança e da forma mais descomplicada possível. Boa leitura!

Veja 5 dicas para preencher os itens de remuneração do Formulário de Referência da CVM

Recentemente, a Pris reuniu diversos especialistas no tema para participarem do Papo Pris, webinar que busca discutir diversos assuntos do universo dos Incentivos de Longo Prazo.

Na ocasião, os especialistas apontaram cinco dicas para não sofrer com o preenchimento dos itens de remuneração do Formulário de Referência. Continue a leitura para saber quais são elas.

1. Conheça o conceito do Formulário de Referência e do plano de ILP

Uma das primeiras preocupações que a equipe responsável pelo preenchimento do documento deve ter é conhecer o Formulário de Referência. Esse passo é importante para entender o que o documento pede em termos de informações.

Outro fator importante é dominar o conceito dos planos que a companhia adota, bem como as regras definidas e aplicados ao ILP pela empresa.

A sócia do BMA Advogados, Ana Paula Reis, alerta empresas que estão abrindo capital para as exigências da B3 e da CVM para o preenchimento dos itens de remuneração do Formulário de Referência. 

“O item de remuneração é um item que tem que tomar muito cuidado, precisa conversar entre si”.

Portanto, reforça a ideia de que é preciso, antes de tudo, entender do que se trata o FR e pesquisar a fundo os itens que nele são cobrados.

1. Alinhe os pontos mais importantes com todas as áreas envolvidas

Várias áreas estão envolvidas no preenchimento dos itens de remuneração do FR. Portanto, diálogos e alinhamentos constantes são necessários para a qualidade da execução e entrega desta demanda.

O Head de Consultoria da Pris, Felipe Vinhas, relata que já teve a experiência de trabalhar em uma empresa em que as áreas não se comunicavam bem. 

“Quando chegava no relatório do Formulário de Referência que tem centenas de páginas, ao cruzar um relatório contábil com a parte de remuneração, não batia. Volta e meia tinha problema com a CVM por causa disso”.

O especialista ressalta que as áreas precisam entender que o objetivo do Formulário de Referência precisa ser cumprido em prol da empresa. Isso porque as informações ficam disponíveis para investidores. Eles podem analisar diversos pontos a partir do FR, inclusive sobre a governança da companhia.

Ana Paula Reis ressalta que a assembleia é importante, porque o RH das companhias começam a divulgar os números a serem aprovados da remuneração global. Estes dados vão impactar todos os itens de remuneração do Formulário de Referência.

“A coordenação entre a área de RI (Relação com Investidores), jurídico, RH e os consultores é super importante para que esses números saiam redondos”, completa.

1. Elabore um cronograma de entrega

O ideal, segundo Ana Paula Reis, é que, para que o processo fique mais organizado, a companhia tenha um cronograma interno para a entrega do FR. Nele, devem estar contidas as responsabilidades de cada área e seu prazo de entrega.

“O ideal é começar com antecedência, envolver os escritórios de consultores com antecedência, para tirar as dúvidas de interpretação”, completa a sócia do BMA Advogados, Patrícia Sabino.

A Analista de Relação com Investidores, Luísa Puccini, destaca que, em dezembro, algumas companhias já começam a se organizar, até para alinhar as demandas com os componentes externos da companhia.

“É muito importante alinhar timing de recebimento, receber em duas horas para revisar, são coisas que acabam criando risco para a companhia de não conseguir entregar, não só com qualidade, mas no tempo. Na CVM temos não só prazo regulatório, mas também calendário”.

Puccini ainda aponta que, em sua companhia, precisa fazer valer o prazo para apresentar o esqueleto da proposta de envio do FR até o final de fevereiro. Isso porque é preciso calcular a margem de tempo para trâmites internos, como comitês de aprovação do texto.

A especialista em Remuneração da Pris, Julia Kerr, ressalta a importância de haver um cronograma e de seu cumprimento. “Tem que ser feito com bastante antecedência. A gente tem alguns meses para concluir o preenchimento, mas é legal ser feito com antecedência, principalmente porque envolve várias áreas”.

1. Atente-se ao ofício com atualizações sobre o preenchimento

Geralmente em fevereiro, a CVM emite um ofício que contém atualizações de como os itens deverão ser preenchidos a partir daquele ano. Em 2023, houve uma grande atualização, que causou um pouco de confusão nas empresas. Os especialistas comentaram sobre estas últimas mudanças.

Vinhas comenta que as atualizações do último ano foram bem complexas. “A gente passou por um processo de aprendizado inicialmente, porque, de forma geral, ninguém foi avisado de que iria mudar. A gente viu e em pouquíssimo tempo fez a interpretação, traduzimos as tabelas e começamos a trabalhar com os clientes para poder fazer a atualização”.

O especialista ainda disse que as mudanças melhoraram a estrutura do Formulário de Referência em diversos pontos.

Já Ana Paula Reis enxerga as últimas mudanças como uma quebra de expectativa, já que, no mercado, se esperava que a atualização diminuísse a quantidade de informações prestadas, o que não ocorreu. Pelo contrário, a atualização trouxe a necessidade de preencher mais dados.

A sócia do BMA advogados ainda fez um contraponto, de que, apesar de tornar o preenchimento mais trabalhoso, a mudança beneficia a visão dos investidores sobre o que se passa na empresa.

Luísa Puccini endossa a opinião de Vinhas e Reis, e observa que a última atualização do FR diminui redundâncias do documento, apesar de ter tornado alguns itens mais robustos.

1. Revise o documento antes de enviar

Os especialistas deixaram muito claro que as informações sobre as remunerações devem se encaixar. Caso a conta não feche, a companhia pode ter o item de remuneração reprovado.

Como o relatório é feito a muitas mãos, é necessário que, ao final do processo, seja feita uma revisão criteriosa para apurar se todos os itens conversam entre si e apresentam um resultado homogêneo.

Para Ana Paula Reis, uma das dicas mais valiosas ao preencher o Formulário de Referência da CVM é realizar um backup de todas as informações dos itens de maior discussão. 

“Em algum momento a empresa vai receber um ofício da CVM, e é normal receber, você vai ter que responder e procurar subsídio. A gente sabe que nas grandes companhias há troca nos departamentos, não se sabe como aquilo era preenchido… é legal ter um registro do porque a informação está ali daquela forma, qual foi o entendimento da pessoa que preencheu naquele momento”.

Entenda como a Pris pode ajudar sua empresa a preencher os itens de remuneração do Formulário de Referência

O auxílio que a Pris presta às empresas neste sentido pode começar antes mesmo da assembleia, com a consultoria de orçamento de remuneração. 

“Auxiliamos a empresa a mapear e tangibilizar o que vai ser aprovado. Se vai ser lançado tanto em orçamento quanto vai ser levado para a assembleia para aprovação da remuneração dos administradores”, explica Vinhas.

Ele ainda destaca que empresas que utilizam o software Pris têm mais facilidade e confiabilidade para extração das informações que serão utilizadas no preenchimento do FR.

Além da consultoria de orçamento, a Pris também oferece a consultoria de preenchimento do Formulário de Referência. A Pris apoia todo o processo, garantindo o compliance e transparência.

Sobre a média de tempo que a Pris leva para executar o serviço, o especialista afirmou ser de cerca de 15 dias, a depender da qualidade dos dados recebidos.

“Nós temos experiência, temos os escritórios altamente capacitados para apoiar. Precisamos de tempo, planejamento e o conhecimento, que é a parte que podemos apoiar vocês, seja com o preenchimento em si, seja com a solução completa”, finaliza Vinhas.

Saiba mais sobre o assunto!

Após realizar esta leitura, você viu importantes dicas de como preencher os itens de remuneração do Formulário de Referência da CVM que os especialistas da Pris e convidadas deram durante uma edição do Papo Pris.

Você também pôde ver que a Pris oferece serviços que podem ser muito interessantes para empresas que irão passar pelo processo de preencher o FR. 

Entre em contato conosco para saber como podemos ajudar sua companhia e também conheça a solução desenvolvida pela Pris e pelo BTG Pactual. Siga nossos perfis nas redes sociais para ter acesso a mais conteúdos como este.