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Pesquisa de PI – Parte 5: Instituições que tem como foco gerir a gestão de PI de terceiros

Nesse capítulo faremos análises referentes às questões direcionadas para empresas que têm como foco a gestão ou apoio à gestão de ativos de PI de terceiros. São, em sua maioria, escritórios de advocacia ou autônomos que prestam serviços relacionados à PI. Para simplificação, trataremos os respondentes desse grupo como escritórios. Tivemos um total de 8 respostas válidas nesse grupo. Para comparação, trataremos as instituições detentores de ativos de PI, tratadas no capítulo anterior, apenas como empresas.

Para entender melhor o perfil dos escritórios participantes, levantamos informações sobre os tipos de ativo geridos por eles. Os tipos mais comuns de ativos geridos são patentes de invenção, modelos de utilidade, marcas e desenhos industriais. Também foram citados, com menos frequência, domínios e programas de computador. Assim, em conjunto, os respondentes fazem a gestão de todas as opções de ativos de PI sobre os quais perguntamos.

Em relação à quantidade de patentes de invenção e modelos de utilidade geridos pelos escritórios, tivemos respostas bem diversas, com escritórios que gerem até mais de 20.000 processos. Isso nos trará pontos de vista de respondentes bastante heterogêneos.

Como vimos na sessão anterior, os escritórios são especialmente importantes no auxílio da gestão dos processos de PI no exterior. Por isso buscamos entender melhor qual a origem dos clientes e também em quais países esses escritórios vêm ajudando os clientes a gerir ativos de PI.

Quanto à distribuição geográfica dos clientes, todos os escritórios atendem clientes do Brasil. Apenas 38% deles também atendem clientes do exterior.

Já em relação aos países nos quais os escritórios apoiam a gestão dos clientes, temos uma maior presença dos respondentes no apoio a gestão em outros países. Todos eles apoiam a gestão no Brasil e, entre eles, 75% também apoiam a gestão no exterior.

Isso nos mostra que os escritórios respondentes têm atuado mais como escritório de apoio para empresas brasileiras, fazendo a gestão nacional e internacional, do que como correspondentes para empresas estrangeiras. Em geral, a função de correspondente fica muito focada em poucos escritórios que tem uma rede de correspondentes bem estruturada e são mais conhecidos no exterior, sendo vistos como referência por empresas estrangeiras.

Gestão dos ativos de PI nos escritórios

Em relação à busca de anterioridade dos ativos de PI, a maioria dos escritórios utiliza como ferramenta principal softwares de busca de terceiros, ao contrário das empresas que utilizam mais os sistemas públicos de patentes, como pode ser visto no capítulo anterior.

Os softwares pagos normalmente têm ferramentas de busca mais avançadas, permitindo a combinação de diversos campos na busca, faz buscas em diversos países simultaneamente e até mesmo a busca conjunta por informações que não são originadas dos ativos de PI (non-patent literature), mas que podem influenciar nas buscas destes, como artigos científicos.  Assim, essas ferramentas dão uma maior segurança e celeridade aos escritórios, o que explica a preferência pelos sistemas de terceiros.

Em relação à gestão dos processos de PI no Brasil, todos os escritórios afirmaram utilizar softwares, seja de terceiros ou software próprio. Muitas deles usam esses softwares combinados com a gestão por planilha Excel. Isso indica que os softwares utilizados provavelmente não cobrem todo o escopo necessário para a gestão dos processos, e por isso é necessário dividir as informações entre softwares e planilhas, mesmo que isso acabe trazendo problemas de unificação e atualização das informações.

Já para a gestão dos processos de PI no exterior, os softwares e planilhas continuaram a ser citados, mas 50% dos respondentes afirmaram utilizar a gestão terceirizada, que não havia sido citada para gestão dos processos no Brasil.

Isso acontece pois, como já discutimos anteriormente, a gestão direta no exterior é difícil pois normalmente é necessário ter um endereço de procurador no país de depósito e, com as grandes diferenças entre regras de cada país, os procuradores de cada país se tornam mais especializados para a gestão de PI local.

Com isso, muitas empresas têm 3 custos para gerir os seus processos de PI no exterior: taxas oficiais, taxas de escritórios e taxas de correspondentes. Além de aumentar expressivamente os custos de depósito e manutenção da PI, essa tríplice gestão pode dificultar a comunicação e a unificação das informações.

Em relação agora ao acompanhamento de prazos e citações, também perguntamos aos escritórios como são feitas essas atividades no Brasil e no exterior. Nesse caso, apesar dos softwares e planilhas ainda serem muito citados, alguns escritórios também citaram que fazem esse acompanhamento manualmente.

Esse acompanhamento manual é feito normalmente como uma dupla checagem dos prazos, para que os escritórios garantam que, mesmo que haja uma falha nos sistemas utilizados, os prazos não serão perdidos. Porém, esse acompanhamento manual pode ser extremamente trabalhoso, especialmente para escritórios com muitos processos acompanhados.

Em seguida, perguntamos aos escritórios como eles acreditam que os clientes veem a relação entre eles. Metade dos respondentes acredita que são vistos com parceiros importantes, mas sem papel estratégico, e 37,5% deles acredita que poderia ser substituído por opções mais baratas ou são vistos como um mal necessário. Apenas 25% dos respondentes acredita ser visto como um parceiro importante na definição de estratégia de PI.

Assim, vemos que apesar da importância e do espaço crescente para atividades mais estratégicas nas empresas – como pudemos ver em respostas relativas ao interesse em revisões de portfólio, análise estratégica pré-patente, entre outros -, a maioria dos escritórios respondentes não consideram que os clientes os enxergam como parceiros nessas atividades.

Muitas vezes isso acontece porque os próprios escritórios se limitam a oferecer serviços mais operacionais, como acompanhamento de processos e busca de anterioridade, com um menor valor agregado do que o apoio estratégico. A concorrência nesse tipo de serviço é maior, já que exige um menor grau de especialização e, consequentemente, os valores cobrados têm margens menores. Isso também leva à percepção de alguns respondentes de que poderiam ser substituídos por opções mais baratas.

Por isso, podemos ver nas respostas da próxima pergunta que muitos dos escritórios têm dificuldades para se diferenciar dos seus concorrentes, têm desafios para gerar novos clientes/manter o portfólio atual e estão buscando ampliação do escopo dos serviços e aumento do valor percebido pelos clientes.

 

Muitos dos escritórios também tiveram queixas em relação ao tempo gasto com tarefas operacionais ou de backoffice que poderiam ser automatizadas. Por outro lado, há uma queixa significativas em relação ao preço e eficiência dos softwares utilizados para automatização. Assim, podemos concluir que as ferramentas utilizadas pelos escritórios respondentes não estão adequadas as suas necessidades. Apenas 1 escritório afirmou não ter problemas gerenciais ou de diferenciação.

Relação dos clientes dos escritórios com os diversos serviços de PI

Nossas próximas perguntas dizem respeito ao interesse demonstrado pelos clientes em relação a diversos serviços relacionados à gestão de ativos de Propriedade Intelectual. O objetivo dessas perguntas é entender quais as demandas frequentes recebidas pelos escritórios, e se essas demandas se relacionam mais a serviços estratégicos ou operacionais.

Foi pedido que os respondentes marcassem um valor de 1 a 5 para o interesse de clientes em cada um dos serviços, sendo 1 interesse inexistente e 5 interesse muito alto.

Em relação às atividades mais operacionais e tradicionais dos prestadores de serviço de PI (gráficos 58 a 63), não tivemos nenhuma resposta de interesse não existentes, com uma dominância de respostas iguais ou acima de 3, demonstrando um forte interesse dos clientes nessas atividades.

Essas respostas estão coerentes com as respostas das empresas, que em sua maioria afirmaram contar com o apoio de escritórios para a realização dessas atividades, mesmo que em conjunto com áreas internas da empresa.

Já para as atividades mais estratégicas (gráficos 64 a 67), notamos uma menor demanda dos clientes. Especialmente para os serviços de valoração, nenhum escritório afirmou existir um grande interesse dos clientes.

Porém, por não serem atividades tão tradicionais para os escritórios, oferecer esse tipo de serviço pode ajudar na diferenciação dos prestadores de serviços de PI, além de mudar a posição de um parceiro com papel apenas processual para um parceiro mais estratégico.

Para finalizar nosso questionário para os escritórios, perguntamos quais são os problemas dos seus clientes em relação à gestão de PI, na opinião deles.

Os dois pontos mais citados dizem respeito à falta de uma cultura e de estratégia clara de PI nas instituições. Essa visão dos escritórios está coerente com as repostas dadas pelas instituições detentoras de ativos de PI, das quais mais de 50% afirmou que a importância dada a PI na instituição é média ou baixa e que a estratégia de PI, quando existe, não está alinhada à estratégia da empresa como um todo. Outros pontos citados foram a dificuldades para licenciar e valorar ativos, incapacidade de se explorar a PI existente a baixa qualidade da PI gerada.

Todos esses pontos representam uma oportunidade para escritórios se posicionarem oferecendo serviços para preencher essas lacunas nas organizações detentoras de ativos, já que muitas vezes a equipe interna das empresas é pequena e atua em outras frentes além da gestão de PI, restringindo tempo de dedicação às atividades estratégicas.

Em relação ao tempo de avaliação dos pedidos pelos escritórios nacionais de PI, temos uma situação crítica no Brasil, com uma média elevadíssima de tempo de concessão de ativos de PI, especialmente patentes. Para lidar com isso, foi proposto um processo simplificado para concessão de patentes. Caso seja aprovado, trará uma grande demanda para escritórios e empresas, que precisaram se preparar para o processo. Para saber mais sobre o processo e como se preparar para ele, clique aqui.

Conclusão

Esta foi nossa segunda pesquisa sobre práticas de gestão de PI no Brasil. Nós contamos com a participação de um volume importante de instituições que possuem e gerenciam ativos de propriedade intelectual.

Houve uma evolução grande em profundidade de pesquisa em relação à última que realizamos, o que propicia uma melhor visão sobre as questões que têm direcionado a estratégia de PI de algumas empresas.

É possível notar que algumas instituições ainda tratam o tema como algo defensivo, o que ainda não maximiza o valor gerado pelo portfolio. Por outro lado, já há iniciativas que formalizam práticas de revisão do portfólio e decisão estratégica sobre a patenteabilidade (proteção) de ativos, além da tentativa de automatizar processos mais manuais.

Do ponto de vista dos prestadores de serviços de propriedade intelectual, vimos que há uma tendência em tentar automatizar atividades operacionais e conseguir oferecer serviços de maior valor agregado de modo a diferenciar dos concorrentes.

Esperamos continuar apoiando as instituições a aprimorar e refletir sobre as práticas de gestão de PI, considerando as referências de mercado e a literatura disponível. Com isso, acreditamos que o tema Propriedade Intelectual poderá ser visto mais como uma fonte de valor do que como um centro de custos para as instituições no Brasil.

 

 

 

Sobre o Autor

Júlia Couto é analista de negócios da Pris. Mestre em Engenharia de Produção pela UFMG e especialista em Propriedade Intelectual pela LUISS Business School, trabalha com gestão estratégica e valoração de ativos de propriedade intelectual desde 2014. Vem participando da modelagem de negócio do Pris IP Suite, conjunto de ferramentas de gestão estratégica-operacional de ativos de PI desenvolvido pela Pris com o apoio da Fapemig.



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