Continuando o que publicamos no último post sobre a pesquisa ILP 2016, falo mais um pouco sobre a divisão de tarefas na gestão de ILP.

Acompanhamento dos saldos de ações / opções, prazos de carência e expiração dos contratos:

De forma similar, o acompanhamento dos prazos de carência dos Planos de ILP costuma ser responsabilidade da área de Gestão de pessoas (isso ocorre em cerca de 80% das empresas). Outras áreas acabam acompanhando também os prazos para atender suas atividades-fim, como a contabilidade e Relação com Investidores.

Atendimento a beneficiários (divulgação das informações e esclarecimento de dúvidas sobre o Plano de ILP):

A grande maioria das empresas deixa a comunicação com os Beneficiários a cargo da área de gestão de pessoas. Em algumas empresas esse papel é da área de relação com investidores (quando esta área é a principal gestora do Plano). São raros os casos em que outras áreas fazem este papel. Como comentamos, uma ferramenta de gestão de Incentivos a Longo Prazo pode ser uma ferramenta importante para facilitar esse processo.

Gestão do processo de resgate de ações ou exercício de opções:

O processo de efetivação do exercício, incluindo a transferência de ações ou o pagamento em dinheiro, também é feito majoritariamente pela gestão de pessoas e relação com investidores, mas com um apoio um pouco maior de outras áreas. Ainda existem algumas limitações para que esse processo possa ser feito de forma totalmente automatizada, uma vez que para a validação da Ordem de Transferência de Ações (OTA), necessária nos casos em que há transferência de ações da Companhia para o Beneficiário, o processo requer uma assinatura manual com reconhecimento de firma.

Cálculo do valor justo (fair value) de opções outorgadas:

O cálculo do fair value (valor justo) das opções outorgadas é uma das atividades mais complexas da gestão de ILP, e é necessária em planos de stock options  e phantom options. Esta atividade, pela sua especificidade técnica, é feita normalmente com o apoio das áreas de contabilidade e finanças das empresas. É possível também que sejam contratadas consultorias especializadas, especialmente quando o objetivo da Companhia é calcular o valor justo de modo a reduzir sua despesa com as Stock Options. É importante que esse cálculo siga sempre as definições da norma CPC 10 vigente no Brasil (IFRS 2, seguindo os padrões internacionais).

Contabilização dos Planos de ILP:

Uma vez calculado o valor justo, o trabalho de contabilização de ILP passa a ser, geralmente, uma atividade da área de contabilidade. Ainda assim, a participação da área de gestão de pessoas se mantém significativa (quase 50% dos casos). Aqui, comentamos um pouco sobre as práticas necessárias na contabilização dos incentivos de longo prazo.

Preenchimento de documentos para CVM (ITR, DFP e item 13 do Formulário de Referência):

O preenchimento dos documentos da CVM, em especial a seção 13 do Formulário de Referência da CVM é, para muitas empresas, uma atividade extremamente trabalhosa. De forma geral é um trabalho feito a quatro mãos envolvendo gestão de pessoas e relação com investidores. Ainda assim, há a participação de outras áreas, como jurídico, contabilidade e financeiro. Informações sobre o preenchimento do item referente a Incentivos de Longo Prazo no formulário de Referência podem ser obtidas no site da CVM.

Este artigo é uma continuação do artigo: Pesquisa ILP 2016 - Gestão de Incentivos de Longo Prazo no Brasil.

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