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Gestão de ILP

Nós já vimos a dificuldade que as empresas possuem em todo processo de gestão dos Planos de ILP, já que essa é uma atividade que combina conhecimento de diversas áreas do conhecimento. Por conta disso, é recorrente que o processo de gestão e contabilização dos Incentivos de Longo Prazo seja feito por várias áreas, como Gestão de Pessoas, Financeiro, Contabilidade, Jurídico, Relação com Investidores, entre outras.

Geralmente nós vemos 5 desafios comuns às empresas:

  1. Comunicação com os beneficiários;
  2. Controle e sigilo das informações dos contratos;
  3. Gestão processual de contratos e documentos;
  4. Contabilização dos Planos;
  5. Divulgação de informações ao mercado.

Dentro desse contexto, as principais atividades desenvolvidas pela equipe responsável pelo ILP são:

  1. Elaboração de novos contratos de Incentivos de Longo Prazo;
  2. Acompanhamento dos prazos de carência e expiração dos lotes dos contratos;
  3. Atualização da situação dos ILPs outorgados;
  4. Atendimento a beneficiários (divulgação das informações sobre o Plano de ILP);
  5. Formalização / efetivação do resgate do ILP (via Folha de Pagamento ou através da transferência das ações);
  6. Cálculo do valor justo (fair value) de opções (stock Options) para fins de contabilização;
  7. Apropriação dos valores a serem contabilizados dos planos de ILP ao longo do período de vesting;
  8. Preenchimento de documentos para CVM (ITR, DFP e Formulário de Referência).

Na pesquisa, nós levantamos as áreas que comumente participam dessas atividades gerenciais. De forma geral, vemos que a área de Gestão de Pessoas tem forte participação na gestão dos planos, mesmo em atividades que, a priori, não estão relacionadas à sua área de conhecimento (por exemplo, cálculo do valor justo das outorgas).
Há também casos em que a área de Gestão de Pessoas não é a responsável pela gestão do Plano de ILP. Nesses casos, o principal canal do ILP passa a ser Jurídico, o Financeiro ou a área de Relação com Investidores.

A abordagem predominante de gestão ainda é por meio de Planilhas Excel: 56% dos respondentes ainda seguem essa forma. No entanto, é cada vez mais comum a contratação de softwares especializados (como o Options Report) ou mesmo a terceirização da gestão do Plano. A figura abaixo apresenta um panorama das formas de gestão:

 Elaboração de novos Contratos de ILP

Segundo as empresas que deixaram de fazer a gestão por meio de planilhas eletrônicas, as principais causas de alterar a abordagem é a alta carga de trabalho manual na gestão, a dificuldade de compartilhar informações com os beneficiários e outras áreas envolvidas na gestão, e a grande chance de erros preenchimento das planilhas.

Independente da ferramenta utilizada, diversas áreas funcionais das empresas são sempre envolvidas no processo de gestão de ILP. Inclusive, é comum que mais de uma área seja acionada simultaneamente na execução de uma atividade.

A Elaboração dos contratos das outorgas dos beneficiários, por exemplo, é normalmente feita a quatro mãos entre a área de gestão de pessoas e o jurídico. Em companhias em que o principal gestor do ILP não é a área de gestão de pessoas, outras áreas são envolvidas.

Convite dos beneficiários para a participação nas outorgas de ILP
(incluindo convite para o matching)

Já o convite dos participantes para a participação no ILP costuma ser feita pela área de Gestão de Pessoas, em alguns casos com o apoio de outras áreas. Além da explicação das regras aos beneficiários, esse processo acaba sendo um pouco mais complexo nas situações em que existe a lógica de matching (contrapartida). Nesses casos, é necessário convidar cada participante, verificar o interesse em realizar o investimento para participar do Plano de Incentivo de Longo Prazo, e em caso positivo, operacionalizar o processo de investimento para a entrada no Plano.

Como é feito o convite para a participação no ILP

Nesse aspecto é interessante mencionar como as empresas têm feito o convite para que seus beneficiários participem do Plano de ILP. As mais variadas abordagens têm sido utilizadas, desde o agendamento de um jantar, até a utilização de ferramentas eletrônicas. Ainda assim, o convite em papel continua sendo o mais comum entre as empresas.

O tópico de Gestão de ILP foi dividido em duas partes. Daremos seguimento neste assunto no próximo post.

Este artigo é uma continuação do artigo: Pesquisa 2016 – Gestão de Incentivos de Longo Prazo no Brasil.

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Sobre o Autor

Daniel Eloi é Sócio Diretor da Pris. Trabalha com Incentivos de Longo Prazo desde 2010, tendo colaborado na concepção, revisão, contabilização e gestão de Planos de ILP de mais de 20 empresas de capital aberto ou fechado. Participou da modelagem de negócio do Options Report, 1º software de gestão de ILP da América Latina. Já ministrou cursos in company sobre a contabilização de ILP e palestras em eventos e grupos de estudo voltados à remuneração. É graduado e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG e fez cursos de especialização no Babson College (EUA) e na Stanford University (EUA).



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