Após falarmos sobre a importância da Comunicação dos Planos de ILP para os beneficiários e O que Comunicar sobre os Planos de ILP para os beneficiários, falaremos em nosso terceiro capítulo sobre o momento ideal de comunicação. Ou seja:

Quando comunicar sobre os Planos de Incentivos de Longo Prazo aos beneficiários?

O momento de se comunicar informações do ILP impacta diretamente a visibilidade do plano, seja para fins de retenção (será que seus beneficiários sabem quantos Reais eles “perderiam” caso decidissem deixar a empresa hoje?), seja para fins de motivação e alinhamento de interesses com os acionistas.

Não é novidade que a escolha do momento (ou dos momentos) de se comunicar é fundamental, já que uma fala na hora errada pode levar ao fim de uma política benéfica a todos, ou a resultados negativos em momentos de bonança.

Situações em que houveram erros na escolha dos momentos de se comunicar outorgas não faltam. Por exemplo, períodos de muita atividade em áreas funcionais da empresa (como em fechamentos de anos fiscais, ou entregas de grandes contratos) são negativos, pois os beneficiários estão com foco em outras questões mais urgentes.

Considerando que vamos evitar momentos em que há outras prioridades de comunicação, nossa experiência mostra pontos-chave (ou marcos) para a comunicação com os beneficiários. Listo alguns deles a seguir:

A) Aprovação de um novo Plano na Companhia: esse é um momento opcional, já que pode gerar falsas expectativas em futuros beneficiários (e em especial em futuros “não beneficiários”). Ainda assim, dependendo do grau de transparência que a empresa segue e também do fato da empresa ser ou não de capital aberto (no primeiro caso, a ata de aprovação do Plano é divulgada não só à equipe, mas ao mercado), pode ser um bom momento de se fazer alguma comunicação oficial;

B)Convite para participação em uma outorga de baseada em matching: neste momento é fundamental um bom processo de comunicação institucional sobre as condições do plano, até como forma de “vender” o Incentivo de Longo Prazo aos potenciais beneficiários e garantir uma alta taxa de adesão à outorga;

C)Outorga de Incentivos de Longo Prazo: apesar de parecer um marco muito importante para divulgar e explicar o ILP, muitas companhias não fazem uso de qualquer abordagem de comunicação neste momento. Quando nenhuma estratégia em especial é seguida, o próprio contrato de outorga passa a ser o instrumento de comunicação do Plano – e convenhamos que, dependendo das regras do Incentivo de Longo Prazo, fica muito difícil entender quando, como e quanto a pessoa pode receber com o Plano;

D)Datas fim de carência e vencimento de Planos: em datas próximas (por exemplo, um mês, quinze dias, 1 semana) ao fim da carência dos ativos de ILP e também próximo às datas de vencimento é importante que a companhia, individualmente ou coletivamente, lembre os beneficiários sobre a situação e valor dos lotes de ações ou opções que possuem. Além de dar visibilidade ao Incentivo de Longo Prazo, garante que ninguém vai perder suas opções por não exercer antes da data de vencimento (sim, já ouvimos algumas histórias assim...);

Agora que sabemos “o que” e “em que momento” comunicar, no próximo capítulo falaremos em Como comunicar os planos de Incentivos de Longo Prazo.

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